Der Einkauf ist der Prozess des Erwerbs von Waren oder Dienstleistungen. Der Einkaufsprozess kann von einer Organisation zur anderen variieren, es gibt allerdings gemeinsame Schlüsselelemente.
Der Prozess beginnt normalerweise mit einer Nachfrage oder einer Spezifikation Anforderungen. Der Kauf ist bezogen auf ein physikalisches Teil (Inventar), oder eine Dienstleistung. Es wird eine Bestellung erstellt, die die Anforderungen beschreibt, welche Aktionen die Einkaufsabteilung durchzuführen hat. Danach wird eine Angebotsanfrage beziehungsweise Angebotsanfrage ausgelöst.
Bestellungen können unterschiedlicher Art sein. Zum Beispiel:

Standard – ein einmaliger Kauf
Geplant – eine Vereinbarung über einen bestimmten Artikel zu einem bestimmten Zeitpunkt

Bestellungen werden normalerweise von Bedingungen begleitet, die die vertragliche Vereinbarung des Verkaufs bilden. Der Lieferant liefert die Produkte oder Dienstleistungen, und der Kunde erhält die Lieferung. Vom Lieferanten wird in der Regel eine Rechnung ausgestellt. Ist die Zahlung erfolgt, wird die Ware (oder Dienstleistung) an den Kunden geliefert.
Ein Einkauf umfasst zwei Parteien. Den Käufer und den Lieferanten, beziehungsweise den Verkäufer. Unternehmen können als Vermittler in den Prozess einbezogen werden. Externe Einkäufer, die im Namen des Käufers agieren, werden insbesondere von kleinen und mittleren Unternehmen für Ausschreibungs-, Anbietungs-, Bewertungs-, Rechnungsstellungs- und Zahlungsverfahren eingesetzt.

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