Um erfolgreich einen Termin mit einem Kunden zu vereinbaren sind mehrere wichtige Schritte zu beachten.

Zuallererst ist es wichtig, dass Sie sich mit Ihrem Vor- und Nachnamen und dem Namen Ihrer Firma melden. Beginnen Sie nicht zu früh, damit die Verbindung auch wirklich aktiv ist und der Gesprächspartner bereit ist zu zu hören.
Im Anschluss daran sollte die Frage geäussert werden, wie und womit Sie dem Kunden dienen können.
Zum Beispiel: “Firma Muster, mein Name ist Max Mustermann, wie kann ich Ihnen behilflich sein?”
Der Vorname ist hierbei nicht unbedingt vonnöten, die Erwähnung des Nachnamens ist jedoch Pflicht.

Als nächster Schritt wird der Kunde im Normalfall sein Anliegen äussern.
Ihre Aufgabe ist es dem Kunden genau zuzuhören um ihm bestmöglich weiterhelfen zu können.
Es ist wichtig das der Kunde merkt, dass Sie interessiert am Gespräch sind und sich nicht nebenbei mit etwas anderem beschäftigen.
Ihre Aufmerksamkeit sollte einzig und allein bei dem Kunden sein. Dies erreichen Sie unter anderem, indem Sie entsprechende Fragen stellen.

Ein weiterer Punkt auf den Sie stets achten müssen ist , möglichst keine Fachausdrücke zu verwenden.
Sie müssen davon ausgehen, dass der Kunde ein geringeres Fachwissen über die Thematik hat als Sie, je nachdem in welcher Branche Sie und Ihre Firma tätig sind. Verwenden Sie stattdessen, wenn möglich, einfache Umschreibungen.

Da es um eine Terminvereinbarung geht ist es Ihre Aufgabe herauszufinden, wie viel Zeit für den Termin des Kunden eingeplant werden muss.
Dazu befragen Sie den Kunden nach seinem genauen Anliegen, jedoch ohne zu sehr ins Detail zu gehen.
Sie müssen daraufhin abschätzen, wie viel Zeit der Termin in Anspruch nehmen würde und ob, je nach Branche und Thematik des Termins, der Termin letztendlich,
durch unvorhersehbare Umstände, doch mehr Zeit in Anspruch nehmen könnte als geplant. Wichtig ist es den Termin an den Zeitplan des Kunden anzupassen.
Fragen Sie ihn an welchem Tag es ihm am besten passen würde und welche Uhrzeit optimal wäre. Hier bietet sich die Alternativmethodik an, bei der Sie fragen, ob es ihm zum Beispiel eher am Dienstag oder an Donnerstag passen würde. So muss er sich für eines entscheiden und es steht ausser Frage, ob oder ob nicht.

Haben Sie dies in Erfahrung gebracht prüfen Sie, ob Sie einen passenden Termin im Terminkalender Ihres Betriebes finden.
Sollten Sie von vornherein wissen das es zu Wartezeiten kommen kann, informieren Sie den Kunden schon am Telefon darüber um eventuelle Streitigkeiten oder Diskussionen am Tag des Termines zu verhindern.

Wenn es bestimmte Dinge gibt die vom Kunden zum Termin mitgebracht werden müssen (zum Beispiel: Personalausweis, Versichertenkarte etc.) informieren Sie ihn im Gespräch darüber.

Wenn Sie all diese Punkte beachten steht der professionellen Vereinbarung eines Termines bei eingehenden Anrufen nichts mehr im Wege.